Dokumentenmanagement
Organisieren Sie zukünftig Ihre Arbeits- und Prozessschritte digital, nutzen Sie spezifische Workflows für Freigaben oder zur Festlegung von Verantwortlichkeiten – ohne, dass Papier und Aktenordner in Ihrem Unternehmen Strecken absolvieren.
Ihre Vorteile
- Workflowmanagement – passend zu Ihren Arbeitsprozessen
- Revisionssichere Ablage von Dokumenten
- Elektronische Verbindung zwischen ERP und DMS
- Nutzerspezifische Freigaben und Zugriffsrechte
- Übergabe von Dokumentenlinks zur Finanzbuchhaltung
- Digitale Erfassung von Eingangsrechnungen
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Erfassung
Alle Daten sind digital und zentral verfügbar
Erfassen Sie Eingangsrechnungen zukünftig digital und legen diese zentral zugänglich mit einer vorgegebenen Verschlagwortung im DMS ab. Nachdem das Dokument den Freigabeprozess im Unternehmen durchlaufen hat, steht es in DELECO® für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Zusätzlich werden Buchungsinformationen direkt an Ihre Buchhaltung durchgereicht. So kann der elektronische Beleg bei der Übergabe – beispielsweise an DATEV – unmittelbar verknüpft und aufgerufen werden.
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Archivierung
Durchdachte Ablagestrukturen und revisionssichere Archivierung
Das ERP-System DELECO® übernimmt automatisch alle Ausgangsbelege sowie Fertigungspapiere in das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Hier werden diese – ebenfalls automatisiert – in einer von Ihnen vorgegebenen Archivstruktur revisionssicher abgespeichert. Zusätzlich kann eine Vielzahl weiterer Dokumente – wie beispielsweise Konstruktionszeichnungen, Bilder, Baupläne, Zeugnisse oder wichtige Gesprächsprotokolle – in der Ablagestruktur des DMS hinterlegt werden.
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Suche
Auf einen Klick: durchdachtes Ablagesystem und integrierte Archivsuche
Nutzen Sie schnell und einfach die integrierte Archivsuche im ERP-System DELECO®, um verknüpfte Dokumente und Anlagen direkt in der Business Software einzusehen. Zusätzlich können archivierte Rechnungsbelege mit DATEV direkt aufgerufen werden. Welcher Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff auf die unterschiedlichen Dokumente erhält, kann mit Hilfe von Berechtigungen detailliert festgelegt werden. So wird auch der Datenschutz optimal gewährleistet.
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Workflow
Freigabeprozesse, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen definieren
Nutzen Sie spezifische Workflows, um den Freigabeprozess von Dokumenten festzulegen und diese mit notwendigen Verantwortlichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens weiterzugeben. Steuern Sie gezielt, welche Wege Ihre Geschäftspapiere nehmen und wer Einsicht in die Informationen erhält. Legen Sie mithilfe des DMS fest, ob ein Dokument nochmals bearbeitet werden darf oder ob es unveränderbar und fälschungssicher zu archivieren ist.